Papier im Labor: 4 Herausforderungen und wie Q/LES App sie löst
Papierbasierte Prozesse sind in vielen Laboren trotz fortschreitender Digitalisierung nach wie vor weit verbreitet. Doch die Nutzung von Papierdokumenten bringt erhebliche Herausforderungen mit sich: Lange Suchzeiten, fehleranfällige Datenübertragung, langsame Arbeitsabläufe und hohe Kosten für Archivierung und Verwaltung.
In diesem Artikel zeigen wir vier zentrale Probleme auf, die durch Papier im Laborbetrieb entstehen, und erklären, warum die Q/LES App, eine Erweiterung unsres LABS/Q LIMS, eine effektive Lösung bietet, um diese Herausforderungen zu meistern und die Effizienz nachhaltig zu steigern.
1. Vermeiden Sie zeitraubende Dokumentensuchen
Laut einer Untersuchung* verbringen Mitarbeitende durchschnittlich 18 Minuten damit, ein benötigtes Papierdokument zu finden. Diese Zeit summiert sich schnell und führt zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Proben, Berichten und Anfragen von Ihren Kunden. Gerade in einem dynamischen Laborumfeld können solche Zeitverluste die Effizienz stark beeinträchtigen und die Reaktionsfähigkeit verringern.
Die Q/LES App ist Ihr elektronischer Laborbegleiter, der Ihnen durch eine digitale Dokumentation der Arbeitsanweisungen und -schritte sowie durch die Identifizierung der Materialien mittels Scannen Unterstützung bietet.
2. Fehlerquellen Datenübertragung: Manuelle Eingaben erhöhen das Risiko um bis zu 3%
Nur noch schnell die Ergebnisse eintragen und dann mache ich Feierabend – vielleicht kennen Sie das ja auch. Gerade in solchen Momenten schleichen sich jedoch Fehler ein. Das kann zu falschen Analyseergebnissen führen, was wiederum Verzögerungen und Mehraufwand bei der Datenverarbeitung verursacht. Die Folge sind oftmals aufwendige Nacharbeiten und im schlimmsten Fall fehlerhafte Laborberichte.
Durch die workflowspezifische, unmittelbare Übernahme der Informationen und die Eingabe der Ergebnisse in die App werden Fehler vermieden.
Die Echtzeitübertragung der Daten von der Q/LES App ins LIMS verhindert Übertragungsfehler.
3. Digitale Formulare als Effizienzbooster: Wie Laborprozesse bis zu 80% schneller werden
Papierbasierte Formulare verlangsamen viele Arbeitsprozesse im Labor erheblich. Elektronische Formulare dagegen ermöglichen laut eines Reports der Wirtschaftswoche je nach Komplexität eine Zeitersparnis von 30 % bis 80 %.
Mithilfe der Q/LES-App werden Ihre Laborwerte schneller und genauer erfasst und automatisch in die Datenbanken übertragen. Dieses vollautomatisierte Verfahren beschleunigt die Datenerfassung und reduziert Übertragungsfehler. So können Laborprozesse effizienter gestaltet und die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt werden.
4. Kostenfalle Archivierung: Warum Papierlagerung bis zu 21 Euro pro Blatt kostet
Neben Zeitverlusten und Fehlerquellen verursachen papierbasierte Prozesse auch hohe Kosten – insbesondere durch die Archivierungspflichten, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Die Gesamtkosten für Archivierung inklusive Personalkosten können laut einer Studie der RKW pro Blatt DIN A4 über 10 Jahre bis zu 21 Euro betragen. Bei einem umfangreichen Dokumentenbestand entstehen so schnell enorme Kosten für Platz, Verwaltung und Pflege der Papierarchive.
Lösungsansatz: Erweiterung Ihres LIMS mit der Q/LES App
LABS/Q LIMS digitalisiert und automatisiert alle relevanten Laborprozesse – von der Probenverarbeitung über die Datenerfassung bis zur Auswertung. Die Q/LES App hebt die Laborautomation auf eine neue Ebene, indem sie Labormitarbeiter direkt an ihrem Arbeitsplatz unterstützt und Basis für ein papierloses Labor schafft.
Direkte Vorteile dieses Lösungsansatzes:
- Steigerung der Effizienz
- Minimierung der laufenden Kosten
- bessere Nachverfolgbarkeit
- höhere Datenintegrität.
Die Lösung Q/LES App bietet Ihnen die Chance, den Laborbetrieb nachhaltig effizienter zu gestalten. Eine Investition in ein End-to-End LIMS ist somit ein wichtiger Schritt hin zu einem papierlosen, modernen Labor.
*) Quelle: M-Files
