FAQ's zu LABbase

Eine der größten Stärken von LABbase® besteht in seiner Flexibilität und seinem modularen Aufbau. Es kommt mit allen Workflows klar – egal, wie komplex oder einzigartig sie sind. Mit Hilfe der beiden Tools blomesystem® Designer und blomesystem® Reportgenerator lässt sich LABbase® so anpassen, dass es alle noch so individuellen Laborroutinen genau abbildet. Diese Flexibilität ist auch von großem Vorteil, wenn sich Abläufe einmal schnell ändern – wie es in Labors häufig der Fall ist. Dadurch zahlt sich LABbase® mittelfristig mehr aus als ein vielleicht günstigeres, aber dafür unflexibleres Produkt. Viele LABbase®-Kunden setzen die Lösung seit mehr als 10 Jahren ein und haben während dieser Zeit LABbase® immer wieder an neue Anforderungen angepasst.

„Modularer Aufbau“ bezeichnet die hohe Flexibilität von LABbase®. Dabei stellen die Module die Bausteine dar, aus denen die Lösung besteht. Sie beinhalten unterschiedliche Funktionen oder Funktionspakete, welche die Laborabläufe in Unternehmen abbilden. Auf diese Weise kann wortwörtlich jedes Labor seine eigene LABbase®-Ausprägung aufbauen – je nach eigenem Workflow und den täglichen Bedürfnissen. Welche Module LABbase® im Betrieb miteinbeziehen soll, entscheidet jeder Kunde individuell.

Ja. Zusätzlich zur festen Installation auf dem Laborrechner kann LABbase® auch über alle gängigen Internetbrowser gestartet und bedient werden. Damit entfällt die Verteilung und Installation der blomesystem®- sowie der Datenbank-Clients. Die moderne Weboberfläche von LABbase® ermöglicht das Arbeiten von überall aus – sei es an einem Firmenstandort, unterwegs, beim Kunden vor Ort oder auf einem mobilen Gerät an der Probenahmestelle.

Absolut. Die Weboberfläche von LABbase® folgt den heutigen Standards der Internetnutzung. Dadurch lässt sich die Lösung per Internetbrowser ohne besondere Einweisung nutzen, wenn der jeweilige Anwender LABbase® grundsätzlich schon kennt. Viele Funktionen von LABbase® Web sind zudem an die üblichen Windows-Umgebungen angelehnt.

LABbase®-Kunden erhalten Updates als Download über die Supportseite von Blomesystem. Registrierte Kunden verfügen dort über Zugang zum Downloadbereich.

LABbase® eignet sich grundsätzlich für alle Branchen, zu deren Betrieb laborrelevante Arbeiten gehören. Zurzeit kommt LABbase® in folgenden Wirtschaftsbereichen zum Einsatz: Auftragslabore, Produktionslabore in der chemischen sowie Nahrungs- und Genussmittelindustrie, Kontrollbehörden, Umweltüberwachung und Wasserwirtschaft. Dem Einsatz in weiteren Branchen steht nichts entgegen, da LABbase® wegen seines modularen Aufbaus flexibel an individuelle Kundenbedürfnisse anpassbar ist.

Ja. Mit entsprechender Aufwandsabschätzung lassen sich z.B. Waagen oder andere Geräte an LABbase® anbinden.

Ja, das ist möglich. Die Befunderstellung und -speicherung findet direkt in LABbase® statt, sodass die Daten nicht in andere Anwendungen exportiert werden müssen. Dadurch entfallen administrative Arbeiten, wie etwa die zusätzliche Verwaltung und der Schutz von Office-Dokumenten. Das Dokumenten-Modul von LABbase® (Dokumentenworkflow) ordnet zudem die mit Barcode gekennzeichneten Dokumente einem Auftrag, einer Probe oder anderen Datensätzen automatisch zu – ohne dass ein Anwender eingreifen muss. Die Zuordnung erfolgt dabei nach dem Referenzprinzip: Ein Dokument muss demnach nicht mehr „physisch“ mehrmals an mehrere Datensätze angehängt werden. Es findet lediglich einmal Eingang in das Dokumentenmanagement und lässt sich dann einem oder mehreren Datensätzen zuordnen. Die so referenzierten Dokumente werden in der Datenbank gespeichert und müssen daher in keinem anderen Dateisystem verwaltet oder gesichert werden. Die Felder in Masken und Reports erlauben es zudem, Texte in beliebiger Länge zu bearbeiten und abzulegen. Ein weiteres Textverarbeitungssystem ist somit nicht mehr erforderlich.

Die in LABbase® integrierte Mitarbeiterverwaltung ermöglicht eine zentrale Steuerung der Zugriffsberechtigungen und Freigabelevels. Zugriffsberechtigungen lassen sich dabei sowohl auf verschiedene Arbeitsbereiche als auch auf bestimmte Prüfmethoden festlegen. Als weitere Freigabefaktoren lassen sich zum Beispiel die Ausbildung, die Kenntnisse, Zuständigkeiten oder Weiterbildungen der jeweiligen Mitarbeiter erfassen. Die Berechtigungen im System lassen sich über ein rollenbasiertes Konzept definieren.

Derzeit bietet Blomesystem die Installation von LABbase® ausschließlich auf den Datenbanktypen ORACLE und MS SQL an.

Ein LIMS ist bereits ab dem Zeitpunkt sinnvoll, wenn ein Labor die Aufgabe hat Prüfungen an Untersuchungsobjekten vorzunehmen. Sollte ein Labor dazu eine Akkreditierung anstreben, ist es umso wichtiger eine sichere und jederzeit nachvollziehbare Datenerfassung nachweisen zu können. Werden Ergebnisse im Nachgang einer Beprobung angezweifelt, ist ein durchgehender Nachweis der Arbeitsschritte sowie der Ergebnisse von immenser Bedeutung. Es gibt noch viele Labore, die sich mit Excel und diversen, zum Teil unterschiedlichen Datenbanken behelfen, wobei hierbei ein gesichertes Audit-Trail nicht realisierbar ist. Das LIMS konzentriert zudem alle Daten zu einer Probe an einem Ort des Unternehmens. Die Sinnhaftigkeit der Einführung des LIMS in einem Labor ist also nicht nur von den Mitarbeitern, Geräten und Proben abhängig, sondern auch von den Ansprüchen an die eigene Laborarbeitsorganisation. In der heutigen Zeit ist ein automatisierter Laborablauf das A und O einer wirtschaftlichen und schnellen analytischen Arbeit auf einem hohen, auch von der Gesetzgebung geforderten Qualitätsniveau.

Jedes Labor hat seinen eigenen Workflow mit dem Fokus auf die ermittelten Daten, mit einer trotzdem hohen Flexibilität in der Verwaltung. Prozesse werden bisher mit verschiedenen Werkzeugen (Word, Excel, Access…) verteilt über mehrerer PCs organisiert, strukturiert und verwaltet. Vorgaben (SOPs, Verfahrensanweisungen, Aufträge) in den Arbeitsabläufen sind meist über verschiedene Dokumentenordner auf mehreren Geräten verteilt und oftmals nicht auf dem für alle gleich sichtbaren, aktuellen Stand. Zugriffsberechtigungen können nicht sauber abgebildet werden. Oftmals werden Tabellen von einer Person erstellt und gepflegt, dadurch entsteht eine sehr hohe Abhängigkeit von dieser Person! Sollte diese aus dem Labor ausscheiden, entsteht oftmals eine große Unsicherheit für die zukünftige Arbeit des Labors.

Aufgrund dessen, dass jedes Labor seinen eigenen Workflow hat, muss gemeinsam mit den Kunden eine Lösung erarbeitet werden. Hierbei ist es wichtig, in einem gemeinsamen Dialog die Anforderungen und Wünsche aufzunehmen, die Lösungen zu präsentieren und auch dem Kunden eventuelle Verbesserungen im Arbeitsablauf, basierend auf den Erfahrungen der bereits umgesetzten Projekte anbieten zu können.

Unser LIMS basiert auf 40 Jahren Erfahrung im Laborbereich quer über alle Branchen. Die Flexibilität unseres LIMS macht seine Stärke aus. Die Blomesystem Mitarbeiter sind Chemiker, Physiker, Biologen und Programmierer, vereint in einem Team. Der Kunde kann, wenn notwendig, auch im Nachgang der Installation mit den blomesystem® Werkzeugen das LIMS auf seine Bedürfnisse weiter anpassen. Die Besonderheit hierbei ist, dass alle kundenseitig durchgeführten Anpassungen in der Oberfläche auch bei Updates und Upgrades übernommen werden können, anstatt mit großem Aufwand integriert werden zu müssen. Unser Standard-LIMS ermöglicht einen reibungslosen Ablauf für einen Standardlabor (von der Probenerfassung, -bearbeitung, -auswertung bis zum Prüfbericht). Zusätzliche Module ermöglichen es dem Labor, sein LIMS zu gestalten. Auch diese können meist auf den jeweiligen Laborworkflow angepasst werden. Somit ist es für jede Abteilung und/oder einzelnen Labormitarbeiter möglich, entsprechend den jeweiligen Berechtigungen und Freigabelevel seine Masken und Sichten zu definieren. Immer mit dem Anspruch eines sicheren Datenmanagements, können Prüfmittel und -geräte mittels Schnittstellen uni- oder bidirektional angebunden werden. Frei definierbare Automatiken ermöglichen einen automatisierten Laborablauf. Hinterlegbare und den jeweiligen Mitarbeitern zuordenbare Wiedervorlagen sichern die Einhaltung terminlich definierter Vorgaben. Dashboards ermöglichen einen schnellen Überblick der zu erledigenden Aufgaben des jeweiligen Mitarbeiters oder für den gesamten Überblick des den Laboralltag betreffende Informationen (Angebote, Aufträge, Reklamationen, Urlaub, Schulungen, Audits, Prüfmittelkontrolltermine…)

Die Ablage der Daten innerhalb unseres LIMS ist zentral in einer Datenbank organisiert. Es können zusätzlich den Probendaten auch jegliche Formen von Dokumenten, Berichten, Bilder usw. zugeordnet werden. Vorab den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnete definierte Zugriffsberechtigungen sichern innerhalb des LIMS den Datenschutz. Es können nur Änderungen an Proben oder Dokumenten vorgenommen werden, wenn der Labormitarbeiter dafür auch die entsprechende Berechtigung hat. Im Hintergrund läuft ständig ein, durch einen Systemadministrator flexibel konfigurierbares Audit-Trail und dient der Kontrolle und Aufzeichnung von Änderungen (mit Zeitstempel) die in den Daten vorgenommen werden. Vorab im LIMS definierbare Zwangsfelder müssen bei Änderungen der Einträge mit einer kurzen Beschreibung der Änderung befüllt werden und werden mit Zeitstempel im System gesichert. Im LIMS abgespeicherte Dokumente werden versioniert, können ausgeliehen, bearbeitet sowie neu abgespeichert werden und mit neuer Versionsnummer innerhalb der Datenbank den entsprechenden Datensätzen wieder zugeordnet. Das vorherige Dokumente verliert dadurch seine Gültigkeit und wird entsprechend markiert.

Ein Wechsel auf bzw. die Einführung eines LIMS ist immer auch ein wenig abhängig von der Laborstruktur. Unser LIMS benötigt eine auf einem Datenserver befindliche Datenbank und PCs mit entsprechendem aktuellem Betriebssystem. Unser LIMS kann auch auf mobilen Endgeräten im Browser aufgerufen werden, wobei hier nicht der Fokus auf die Abbildung des gesamten LIMS liegt, sondern nur für den jeweiligen Mitarbeiter definierte wichtige Sichten. Beispiel: Probendatenerfassung und
-bearbeitung an einem Prüfmittel ohne direkte Schnittstelle an das LIMS.

„Alte“ Daten aus Excellisten können i.d.R. komplett in das neue LIMS übernommen werden. Dieses hat jedoch meist einen hohen zeitlichen Aufwand zur Folge. Daher werden oftmals die „alten“ Daten gesichert und nur teilweise in das neue LIMS übernommen.

Handschriftliche Informationen können eingescannt werden und mittels einer im LIMS optional integrierten Volltextsuche durchsucht. Alle Ergebnisse, in denen die gesuchte Zeichenfolge gefunden wurde, werden aufgelistet.

Das Wichtigste vor und während eines Wechsels auf ein LIMS ist für uns die Kommunikation.

Wir bieten unseren Kunden verschiedene Schulungen an. Das fängt an bei einer Administratorenschulung, geht über eine Power-User Schulung bis hin zur Anwenderschulung die allgemein oder auch spezialisiert auf den Kundenwunsch realisiert werden kann. Zusätzlich gibt es Schulungen für die blomesystem® Werkzeuge um Änderungen an den Sichten, Tabellen, Berichten oder Zertifikaten machen zu können. Die Schulungen werden entweder beim Kunden vor Ort oder auch an einem der GUS LAB GmbH Standorte durchgeführt.

Die Kosten sind immer abhängig von der Anzahl der Nutzer, Add-Ons, Dienstleistungen, Schulungen und Serviceleistungen. Ein genaues Angebot kann seitens der GUS LAB GmbH nur nach vorheriger Aufwandsabschätzung abgegeben werden.